Gli strumenti Retail per l’Inventario di Magazzino e di Negozio

Gestione Retail

L’Inventario di Magazzino è un’operazione indispensabile che ogni Retailer deve svolgere periodicamente per avere il pieno controllo sullo stock.

Qual è il modo migliore per farlo? Ci sono degli strumenti che possono aiutare chi gestisce negozi a svolgere l’Inventario più velocemente, abbattendo il margine di errore degli operatori?

In questo articolo troverai tutte le informazioni che ti possono essere utili per affrontare il tuo prossimo Inventario!

Cos’è l’inventario di magazzino

L’Inventario di Magazzino si può descrivere come la fotografia esatta dello stock di magazzino (o di negozio) in un determinato momento.

È un’operazione fondamentale, che richiede un impegno sia a livello di tempo che di costi aziendali. Inoltre, deve essere gestito correttamente e a intervalli regolari, così da avere nel tempo una panoramica precisa delle giacenze.

Obiettivo dell’inventario, infatti, è valutare la disponibilità degli articoli a magazzino o in negozio.

A cosa serve?

L’Inventario serve, innanzitutto, a sapere cosa si ha realmente in magazzino o in negozio. Il conteggio degli articoli conservati a scaffale restituisce esattamente il “cosa” e il “quanto” è presente e disponibile per la vendita.

L’Inventario è utile per far emergere le discrepanze tra quanto registrato a sistema e quanto realmente presente a magazzino o a scaffale.
Tali discrepanze possono essere il risultato di merce non registrata correttamente al momento del suo arrivo, oppure di ammanchi dovuti a furti. Evidenziare queste differenze è fondamentale per conoscere la reale situazione dello stock, ma anche per rilevare eventuali problematiche ricorrenti.

Conoscere la corretta conta dei pezzi a magazzino permette di gestire al meglio non solo la vendita nel negozio fisico, ma anche quella sui canali digitali. Infatti il retail Omnichannel passa necessariamente per una sapiente gestione delle scorte. Il rischio più grande, quando si hanno diversi canali di vendita (negozio, eCommerce, marketplace, social), è andare velocemente in stock-out, magari senza rendersene conto.

Infine, l’inventario è fondamentale per la valorizzazione di fine anno: dal conteggio esatto delle giacenze a magazzino dipende la redazione corretta della contabilità aziendale.

Quando farlo?

L’inventario di magazzino è una pratica obbligatoria, che va svolta almeno una volta all’anno. Il valore delle rimanenze, infatti, incide sulla determinazione del bilancio d’esercizio aziendale.

Il momento migliore per effettuare l’inventario è alla fine dell’anno, quando il negozio si può permettere qualche giorno di chiusura dopo le festività natalizie. In questo caso, si procede alla compilazione di un Inventario Globale, cioè di tutte le merci presenti a scaffale e magazzino.

Per tenere sotto controllo il reale livello dello stock, si può scegliere di effettuare l’inventario di negozio anche più volte in un anno. Specie se si desidera verificare periodicamente in modo dettagliato la presenza di certe categorie di prodotti. In questo caso si può parlare di Inventario a Rotazione.

La frequenza con cui svolgere questa attività può essere a cadenza mensile, trimestrale o semestrale. Ma nulla vieta di svolgere l’inventario di magazzino in un qualsiasi altro momento, a fronte di eventi particolari che richiedano un conteggio preciso della merce.

Tipologie di inventario

A seconda della necessità, il Retailer può scegliere se effettuare l’Inventario Globale oppure quello a Rotazione.
La periodizzazione, come si è già detto, cambia: l’Inventario Globale può essere fatto una sola volta all’anno; per l’Inventario a Rotazione la frequenza può essere più alta, a seconda della categoria di merce che si vuole monitorare.

• Inventario Globale

L’Inventario di Magazzino Globale consente di effettuare una scrupolosa operazione di conteggio di tutti i pezzi presenti a magazzino o in negozio.

In questo modo, una volta completato l’Inventario, il Retailer conosce con esattezza la composizione dello stock che ha a disposizione per la vendita.

È la tipologia di inventario al contempo più impegnativa, ma anche più semplice. Impegnativa perché, trattandosi di un conteggio di tutta la merce in giacenza, richiede tempo e personale da occupare in questa attività.
Semplice perché, per effettuarla, basta procedere alla lettura di tutti i pezzi presenti a scaffale, senza quindi organizzare a priori una divisione della merce.

• Inventario a Rotazione

L’Inventario di Magazzino a Rotazione, invece, è un’operazione che si usa fare a scadenze più ravvicinate o nel momento in cui serve. Di solito viene utilizzato per tenere controllati i prodotti ad alta rotazione.

Questo tipo di inventario può essere fatto focalizzando l’attenzione su determinate caratteristiche del prodotto.
Ad esempio, si può scegliere di fare l’inventario di solo una zona del negozio o di un singolo corner. Oppure si può procedere alla catalogazione di tutti gli articoli appartenenti a un certo brand. Oppure ancora si può decidere di tenere sotto controllo una categoria merceologica (solo le giacche invernali, solo i pantaloni, e così via…).

Da cosa dipende la scelta?
Alla fine di una stagione, può essere una buona idea conteggiare le rimanenze dei prodotti che ormai non verranno più venduti.
Spesso, però, la scelta può dipendere anche solo da una percezione! Ci sono sempre momenti in cui si realizza di “essere a corto” di uno o più articoli. O, al contrario, momenti in cui si è registrato un alto numero di resi, che potrebbero aver reso lo stock meno “carente” del previsto.

Come fare un inventario di magazzino

Abbiamo visto cos’è, a cosa serve e quando va effettuato l’Inventario di Magazzino e in Negozio. Ora vediamo insieme come fare un inventario, step by step.

Innanzitutto, quando si decide che è arrivato il momento di fare l’Inventario, è fondamentale assicurarsi che tutto il personale sia avvisato di non compiere movimentazioni di magazzino per la giornata (o le giornate) in cui verrà svolta l’attività.
Entrate merci, rettifiche dello stock, trasferimenti tra negozi, resi a fornitore e vendite devono essere sospese fino alla conclusione delle operazioni di inventario. Nel caso in cui ci sia un gestionale di magazzino, verificare che i documenti relativi ai movimenti siano tutti in stato chiuso.

Dopodiché si può procedere con le operazioni di Inventario vere e proprie:

  1. Identificare i prodotti da inventariare: per l’inventario a rotazione, si può scegliere di inventariare solo gli articoli appartenenti a una determinata categoria, raggruppandoli ad esempio per stagione, classificazione merceologica o brand. Nel caso dell’inventario globale, non serve un criterio di selezione.
  2. Dividere in zone il negozio/magazzino: in questo modo sarà poi più facile procedere ordinatamente nel lavoro, associando i vari barcode alla zona fisica in cui si trovano.
  3. Contare i pezzi manualmente: se gli articoli sono dotati di barcode, il procedimento può essere velocizzato usando lo scanner ottico o, in alternativa, un’apposita app per smartphone (come Stocki di Sinesy, di cui parleremo più sotto). Un’alternativa è la tecnologia RFID: se gli articoli sono dotati della specifica etichetta, il conteggio dei pezzi si automatizza.
  4. Calcolare le differenze inventariali: il conteggio finale dei pezzi inventariati va confrontato con la giacenza teorica che dovrebbe esserci in magazzino. Nel caso di discrepanze, sarà necessario capire se eventuali ammanchi siano dovuti a errori di registrazione di entrata/uscita merce o a furti.
  5. Aggiornare lo stock finale: il conteggio della merce effettivamente presente a scaffale va a sovrascrivere lo stock contabile, rendendo definitive le giacenze.

Programmi per la gestione dell’inventario

La pratica di compilare a mano l’inventario di magazzino non è ancora passata di moda. Se una volta si faceva conto su carta e penna, oggi si ricorre spesso ai fogli Excel. Questa procedura però è macchinosa e rischia di far perdere molto tempo a chi se ne occupa. Senza considerare l’alta possibilità di commettere errori nel riportare le cifre, che è sempre dietro l’angolo.

In questi frangenti, il miglior alleato di un retailer è senza dubbio un programma per la gestione dell’inventario. I software gestionali consentono di avere sotto mano uno stock contabile sempre aggiornato, che periodicamente viene confrontato con lo stock reale, conteggiato attraverso le operazioni di Inventario.

Programma per l’inventario di negozio: 4WS.Manager

Fare l’Inventario aiutandosi con un software gestionale permette al retailer di abbattere il margine di errore durante l’esecuzione di questa procedura. L’ideale è che la funzionalità sia integrata al Gestionale di Magazzino normalmente utilizzato per monitorare la movimentazione della merce.

Cosa deve fare un buon Gestionale di Magazzino?

  • registrare le entrate/uscite merce
  • creare gli ordini a fornitore
  • gestire gli ordini di vendita provenienti dai diversi canali
  • monitorare in real time i livelli di stock e i KPI di vendita

Abbiamo parlato di tutte le funzionalità indispensabili per un Software Gestionale di Magazzino in questo articolo.

Grazie alle sue funzionalità, 4WS.Manager di Sinesy è la soluzione adatta per aiutare i Retailer a seguire e organizzare tutte le operazioni di movimentazione e registrazione merce.
È un applicativo web in Cloud che permette di avere sempre sotto controllo il reale stock di prodotti presenti in negozio e magazzino. E che consente di gestire le operazioni di Inventario in modo semplice e completo.

dettaglio inventario

Come fare l’Inventario di Magazzino con 4WS.Manager? Il Gestionale di Magazzino di Sinesy consente di:

  • fare l’Inventario sia a negozio chiuso che a negozio aperto: il sistema tiene traccia delle vendite fatte prima o dopo le letture eseguite durante le operazioni di inventario;
  • scegliere diversi criteri di selezione degli articoli: per brand, per classificazione merceologica, per collezione, per attributi;
  • creare le zone in cui dividere il negozio/magazzino;
  • gestire l’Inventario per varianti: i barcode degli articoli letti vengono associati alla zona corretta, in modo da poter rintracciare facilmente eventuali errori;
  • calcolare le differenze inventariali, confrontando lo stock contabile registrato a sistema con le letture effettivamente eseguite durante le operazioni di inventario;
  • procedere alla rettifica inventariale.

Inoltre, il sistema può essere integrato con l’App Stocki, che consente di gestire l’Inventario in mobilità.

App per inventario: Stocki by Sinesy

E per semplificare le operazioni di Inventario il più possibile?
L’ideale è avere uno strumento da utilizzare in mobilità, come ad esempio l’App Stocki per smartphone.

App Gestione Magazzino Stocki

Stocki è una App per smartphone pensata per velocizzare le operazioni di magazzino e di negozio più frequenti:

  • Entrate merci
  • Arrivi da fornitore
  • Trasferimenti tra negozi
  • Resi a fornitore
  • Inventario

Tramite la fotocamera dello smartphone e in modalità completamente wireless, Stocki consente di effettuare le letture dei barcode, sostituendo gli scanner ottici. Non solo: allineata con i dati del gestionale di back-office, Stocki permette agli addetti alle vendite di conoscere sempre in tempo reale i livelli dello stock per ogni articolo.

Con la funzionalità “Inventario” è possibile gestire le operazioni di inventario direttamente dall’App, dividendo l’area da inventariare (negozio/magazzino) in zone e associando poi a ciascuna zona i barcode degli articoli che vi sono conservati. A procedura conclusa, il gestionale di magazzino riceve i dati dall’applicazione per procedere con la fase di calcolo e rettifica inventariale.

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