Riassortimento e Bilanciamento degli stock: gli automatismi per una gestione smart del magazzino

Gestione Retail

In che modo controlli le performance di vendita degli articoli nei singoli negozi? Sei veloce a riassortire i punti vendita? In quanto tempo riesci a bilanciare gli stock in caso di trend di vendita inattesi?
Rotture di stock e slow sale sono sempre in agguato. Soprattutto nel mondo del Fashion e ancora di più in quello del Fast-Fashion, dove il ricambio di articoli stagionali è alto. Il modo migliore per evitare queste insidie è ricorrere al riassortimento e al bilanciamento degli stock di magazzino, meglio se gestiti da sistemi automatici.

L’imprevedibilità dei consumatori

Per i Fashion Retailer, la capacità di reagire velocemente alle mode può fare una grandissima differenza. Il rischio più alto è dato dall’imprevedibilità delle preferenze dei consumatori che rende difficile qualsiasi previsione stagionale, tanto più settimanale.

Può infatti accadere che un articolo spopoli all’improvviso e inaspettatamente, diventando un “best seller” nell’arco di pochissimo tempo. Questo perché nella moda i consumatori sono sempre più inclini ad acquisti soggettivi ed emozionali, fuori dalle logiche razionali. Senza sottovalutare il credito dato a influencer emergenti, in grado con un solo post di decretare il successo o il fallimento di determinati articoli.

In questo modo, tutte le logiche predittive e i demand planning vengono messi in discussione, determinando una grande variabilità nell’andamento delle vendite. Nel mondo del Fashion, l’incertezza legata alla volatilità dei gusti cresce per tutti quei prodotti dalla vita breve, scelti proprio per il loro contenuto di novità. Gli errori di previsione commessi per questi articoli portano all’invenduto di fine stagione, che si traduce in vendite a prezzi ribassati durante i saldi. Ecco quindi come dire addio ai margini…

Demand Planning e Velocità di vendita

Nelle aziende con collezioni prettamente stagionali, la pianificazione della domanda, permette di far fronte a questi fenomeni, riservando una parte del budget all’open to buy, ossia all’acquisto nel corso della stagione di una quota di “pronto” in linea con i trend della moda; la composizione della collezione può essere così “corretta” in base alle preferenze del mercato.

Per le aziende del Fast Fashion, il cui modello di business prevede l’elevata rotazione della merce in negozio, spesso a fronte di mark up medi inferiori, diventa fondamentale, riassortire velocemente i punti vendita in base alle performance dei singoli articoli. In questo contesto non esiste solo il problema di selezionare il prodotto giusto, ma anche di avere uno stretto arco temporale per recuperare i costi del suo acquisto.

Un aiuto ai retailer per fronteggiare gli andamenti anomali delle vendite, può venire dal calcolo della cosiddetta “Velocità di vendita”. Un modello di analisi per reagire immediatamente all’imprevedibilità della domanda dei consumatori.
L’obiettivo dell’analisi è di tracciare, in corso di stagione o settimanalmente, l’andamento delle vendite dei prodotti in relazione al valore di immesso nei punti vendita. Classificando gli articoli in base alla velocità con cui escono dal negozio – dividendoli quindi in slow, normal e fast – è possibile apportare i giusti correttivi per massimizzare le vendite.

Per calcolare la Velocità di vendita è sufficiente indicare per ogni prodotto:

  • il numero di settimane in cui l’articolo è in vendita nel periodo pre-saldi;
  • da quando il prodotto è disponibile alla vendita;
  • l’obiettivo di sell-through atteso;
  • dopo quante settimane l’obiettivo di Sell-through deve essere raggiunto.

Il sell-through va calcolato come rapporto in % tra la quantità di venduto e la quantità di immesso (al netto di tutti i movimenti di magazzino).
Le due coordinate, ossia il numero di settimane in vendita e il sell-through, permettono di posizionare il prodotto su un grafico.

Se il prodotto si discosta dalla linea ideale di “vendibilità”, oltre una certa tolleranza (ad es. del 10%), siamo in presenza di un’anomalia. Questa anomalia può risultare:

negativa (articolo slow, che si posiziona nella parte inferiore della linea);
positiva (articolo a rischio di rottura di stock prima dell’obiettivo definito, che si posiziona al di sopra della linea).

Entrambe le situazioni di anomalia richiedono un intervento correttivo, finalizzato a ripristinare un rapporto di sell-through corretto.

Azioni sugli stock in base alla Velocità di vendita

Le azioni che si possono adottare per correggere le deviazioni emerse dall’analisi della Velocità di vendita sono sostanzialmente due: il riassortimento dello stock oppure il suo bilanciamento.

• Riassortimento dello stock

Nel caso di articoli Fast (in vendita veloce e a rischio di rottura stock) che performano oltre le aspettative in tutti i negozi della rete è necessario inoltrare una domanda di rifornimento al magazzino centrale. Oppure procedere direttamente all’emissione di un ordine di acquisto al fornitore per lo stesso prodotto o per prodotti simili.

• Bilanciamento dello stock

Diversamente, il bilanciamento dello stock si basa su un trasferimento di merce tra i diversi punti vendita della catena Retail.
In presenza di un articolo Fast solo in alcuni store, anziché in tutta la rete, è auspicabile rifornire i negozi più performanti delle quantità necessarie a riportare il sell-through ai livelli ottimali, andando a prelevare l’articolo dai punti vendita dove questo è lento.
Viceversa, in presenza di un articolo Slow (in lenta vendita), si procede analizzandone il comportamento a livello di singolo punto vendita. Se le performance inadeguate riguardano solo alcuni store, si può intervenire prelevando da questi negozi la quantità di merce necessaria a riportare il sell-through a livelli ottimali, e spostandola in altri dove il prodotto ha maggiore successo di vendita.
Se invece l’articolo risulta non performare in tutta la rete, sarà auspicabile stimolare la vendita attraverso meccanismi promozionali.

Il bilanciamento dello stock è usato più di rado rispetto al riassortimento, ma, nonostante ciò, le aziende che adottano la tecnica del trasferimento di articoli da un negozio all’altro riscontrano rientri notevoli.
I bilanciamenti non sono affatto da sottovalutare, soprattutto con realtà omnichannel sempre più presenti: in questi casi, accade sempre più spesso che ci siano dei prelievi dai negozi fisici per soddisfare gli ordini online. Di conseguenza, i primi dovranno essere ribilanciati.

Sistemi automatici di bilanciamento e riassortimento dello stock

Bilanciamento e riassortimento dello stock vengono il più delle volte condotti manualmente. Tuttavia, esistono software in grado di gestire in modo automatico questa incombenza.
Ogni Fashion Retailer sa bene quanto sia importante che in ogni store ci sia la piena disponibilità dell’assortimento e delle varianti di taglia e colore, in modo da non correre il rischio di perdere vendite a causa di vuoti di gamma o di profondità. La necessità di riassortire velocemente i punti vendita rende indispensabile per ogni catena Retail l’adozione di un sistema automatizzato di replenishment.

Di cosa si tratta esattamente?
I sistemi di riassortimento automatico sono applicazioni b2b che funzionano con le stesse modalità di acquisto degli e-commerce b2c, a cui accedono i negozi e gli agenti per effettuare il riordino dei capi mancanti in store. Consentono di formulare gli ordini in autonomia, in qualsiasi momento della giornata, evitando dispendiose telefonate con la sede. Inoltre, velocizzano l’intero processo di gestione ed evasione dell’ordine.

Il meccanismo del bilanciamento automatico degli stock si basa su un algoritmo parametrizzabile a seconda delle esigenze dell’azienda Retail, il quale permette di bilanciare la merce tra i negozi seguendo precisi criteri, quali ad esempio:

  • il confronto tra la domanda e l’offerta, ovvero tra la merce disponibile e la merce richiesta dai singoli negozi;
  • il raggruppamento dei punti vendita per area geografica, sia per evitare di trasferire merci tra negozi troppo distanti tra loro (per i costi e i tempi di mancata esposizione che questo comporta), sia per il fatto che le stagioni partono in periodi diversi a seconda delle zone geografiche;
  • il margine di guadagno, per cui bilancio la merce tenendo conto dei costi di acquisto e di logistica e del prezzo di vendita della merce stessa; se il margine del prodotto è superiore ad un certo valore (ad es. un margine superiore al 10%) allora si dà luogo al bilanciamento;
  • le associazioni tra negozi: in questo caso il bilanciamento permette di spostare la merce sui punti vendita che garantiscono la migliore marginalità della singola merce.

I sistemi di replenishment si prestano sia per effettuare gli ordini di collezione, sia per il riassortimento degli articoli continuativi e del materiale di supporto (grucce, appendini, manichini, ecc.).


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App gestione magazzino in negozio: il controllo merce a portata di Smartphone


La gestione degli articoli continuativi

Non sono solo gli articoli stagionali a richiedere un monitoraggio frequente della loro presenza negli store e in magazzino. I sistemi automatici di riassortimento sono uno strumento utile anche per organizzare la gestione degli articoli continuativi, ossia di tutti quei capi di abbigliamento la cui produzione non è legata alle collezioni stagionali: al cambiare delle collezioni, questi articoli si ripresentano.
Lo sviluppo di un software orientato a questo genere di articoli può sfruttare il vantaggio di sapere che, nel tempo, la loro produzione e disponibilità rimarrà invariata, producendo come risultato la massimizzazione della pianificazione produttiva e l’ottimizzazione dell’investimento economico.
Un software per l’emissione di ordini di acquisto non è certamente una cosa nuova né originale, ma una soluzione per la gestione degli articoli continuativi vanta come punto cardine dell’intero flusso l’algoritmo di calcolo della disponibilità che viene innescato al momento di invio dell’ordine.
Partendo da dati di previsione delle giacenze, tipicamente alimentati da programmi esterni di gestione del flusso produttivo, a fronte di un ordine, l’algoritmo è in grado di prevedere quali e quanti capi sono disponibili in pronta consegna e quali saranno disponibili in date future a loro volta calcolate dinamicamente. L’algoritmo ottimizza l’impegno della merce minimizzando la frammentazione delle spedizioni, favorendo il consumo di merce appartenente a collezioni più vecchie e dando precedenza alla scelta di capi appartenenti a determinati made-in.

Quali sono le funzionalità che non possono mancare in un sistema di riassortimento automatico?

Affinché un software di replenishment sia prestante, è indispensabile che renda possibili le seguenti operazioni:

  • consultare il catalogo articoli per singolo brand;
  • visualizzare i dettagli di un articolo;
  • selezionare le quantità desiderate con la matrice per taglia/colore;
  • salvare il carrello per eseguire l’ordine in un secondo momento o ripetere l’ordine a distanza di mesi;
  • alla riapertura del carrello verificare se gli articoli sono ancora disponibili a catalogo;
  • controllare la disponibilità delle merce in pronta consegna su più magazzini;
  • importare cataloghi da fonti esterne e la possibilità di duplicare i cataloghi;
  • categorizzare i prodotti e ricercarli facilmente attraverso dei filtri;
  • offrire l’opzione multilingua per agevolare i retailer con punti vendita worldwide, centralizzando di fatto l’intera raccolta degli ordini in un unico sistema;
  • tenere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento degli ordini (tracking); in questo modo l’utente è a conoscenza dell’evasione totale o parziale dell’ordine e può controllare le fasi di imballo e di prevista consegna.

Nelle organizzazioni Retail con dinamiche distributive multiple (negozi diretti, franchising, agenti, distributori), l’accesso ai sistemi di replenishment può essere subordinato a politiche di profilazione e visibilità dei vari attori in gioco, sul catalogo dei prodotti, sui listini e la scontistica.
A corredo di tutto questo flusso si rivelano utili una serie di funzionalità di carattere anagrafico (gestione dati articolo, gestione delle collezioni, ribaltamento dati tra stagioni, ecc) e di reportistica.

I software che fanno la differenza

Per le catene del Fashion Retail (ma non solo) è di fondamentale importanza l’adozione di sistemi in grado di gestire in modo automatico il bilanciamento degli stock di magazzino e il riassortimento degli store.
Queste soluzioni offrono nell’immediato una serie di vantaggi:

  • Non perdere opportunità di vendita: il prodotto performante nello store può essere riassortito in modo automatico senza far perdere alcuna opportunità di vendita.
  • Ottimizzare gli stock nei punti vendita: i bilanciamenti di stock danno l’opportunità di redistribuire la merce in funzione della domanda, evitando da un lato le rotture di stock, dall’altro il mancato raggiungimento degli obiettivi di sell-through.
  • Velocità nei riordini: la reazione all’imprevedibilità del mercato è immediata. Quando un prodotto si dimostra un best seller, è possibile sfruttare al massimo le sue potenzialità di vendita, riassortendolo con rapidità.

Le soluzioni di riassortimento automatico, se ben progettate, sono in grado di gestire reti fino a 2000 negozi e volumi di ordini fino a centinaia di migliaia di documenti.
Di non secondaria importanza è che tali sistemi di riassortimento automatico possano essere integrati al software gestionale dell’azienda, così da poter costantemente avere a disposizione non solo i dati relativi alla velocità di vendita dei prodotti, ma soprattutto la panoramica dello status merci per tutta la catena Retail.

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